Просмотров: 527

Правильная организация конференций

Сегодня организация конференций – это отличная возможность для любой компании показать остальным ее статус, успешность и заинтересованность в завтрашнем дне. Конференции могут устраиваться не только для сотрудников внутри одной компании, но и для коллег из других организаций. Сегодня стало очень популярна аренда конференц залов отелей т.к. это гораздо выгоднее, чем иметь свое помещение и постоянно содержать его.

Конференции устраиваются с целью решения ряда определенных вопросов, ради обмена опытом и для совместного решения каких-либо задач. Иногда среди слушателей и участников конференции могут быть даже иностранные приглашенные, которым, скорее всего, потребуется синхронный переводчик на время всей конференции. И об этом, конечно же, стоит подумать заранее.

Если организация конференций – это ваша задача, то самым первым, и самым ответственным шагом считается выбор места для ее проведения. Оно должно не стеснять всех слушателей, и в то же время соответствовать теме и специфике предстоящей конференции. В таком помещении нужно организовать комфортные места для каждого из слушателей и снабдить их всеми необходимыми принадлежностями, такими как канцелярские принадлежности, бумага для записей и заранее распечатанные документальные и рекламные буклеты.

Всем приезжим слушателям и участникам конференции необходимо организовать достойный прием, начиная от встречи в аэропорту, и заканчивая трансфером к месту проведения конференции. Следует не забывать о том, что некоторые из слушателей – гости, приезжие из других мест, которые не знают ничего в вашем городе, поэтому нужно заранее подумать об организации питания или кофейных пауз, или, хотя бы, посоветовать им неплохие места, где можно пообедать в перерывах или по окончании конференции или какой-то ее части.

Также помните о том, что приезжие слушатели наверняка мало знают о нашем прекрасном городе, поэтому им было бы очень приятно, если бы специально для них была подготовлена специальная экскурсионная программа.

Чем тщательнее будет подготовлена организация конференций, тем вероятнее то, что эта конференция пройдет успешно, и ваша компания сможет добиться поставленных целей. А от четко спланированной программы, включающей в себя и экскурсионную часть для иногородних слушателей, ваши гости оставят о вас и вашей компании хорошее впечатление, что предполагает дальнейшее сотрудничество.